Niet iedere collega wil dezelfde persoonlijke gegevens met het hele bedrijf delen. Spreek daarom eerst af waarvoor de verjaardagslijst dient en welke informatie daarvoor nodig is. Daarna kun je een besloten groep passend inrichten.
Een lijst met een afgesproken bereik
Vraag het team welke gegevens men wil delen en beperk de groepsleden tot de bedoelde kring. Een lezer kan de gebeurtenis bekijken; een bewerker kan wijzigingen doen. Spreek ook af bij wie iemand terechtkan als een datum moet worden aangepast of niet meer gedeeld mag worden.
- Maak het doel van de lijst duidelijk
- Controleer de bedoelde deelnemers
- Wijs een contactpersoon voor wijzigingen aan
Kies jouw voorbereiding en meldingen
Een herinnering wordt bruikbaar als deze aansluit op jouw voorbereiding. Je kunt meerdere seintjes kiezen, bijvoorbeeld 14, 7 en 1 dagen vooraf, en daarnaast een melding op de dag zelf instellen. De aantallen zijn voorbeelden die je zelf aanpast.
Wil je deze datum samen gebruiken? Plaats de gebeurtenis in een besloten groep, bijvoorbeeld ‘Personeel’. De eigenaar nodigt de bedoelde mensen per e-mailadres uit. Nieuwe leden zijn lezer; de eigenaar kan bewerkrechten geven. Ieder lid kiest eigen meldingen.
Verder met deze datum
Bij deze voorbereiding passen ook de volgende onderwerpen.
Bekijk het overzicht Personeelsdatums en teammomenten op één plek.