Een softwarepakket kan nog op de factuur staan terwijl het team inmiddels anders werkt. Voor verlenging wil je weten wie het gebruikt en of de huidige afspraken nog passen. Een herinnering kan het verzamelen van die informatie starten.
Eerst intern gebruik bespreken
Benoem de dienst en de contactpersoon in de gebeurtenis. Vraag gebruikers vooraf om hun ervaringen. Leg een besluit of wijziging in de eigen administratie vast; Event Alert ziet niet hoeveel accounts daadwerkelijk actief zijn.
- Wijs de interne eigenaar aan
- Vraag gebruikers om input
- Controleer de relevante contractdatum
Kies jouw voorbereiding en meldingen
Een herinnering wordt bruikbaar als deze aansluit op jouw voorbereiding. Je kunt meerdere seintjes kiezen, bijvoorbeeld 60, 30 en 7 dagen vooraf, en daarnaast een melding op de dag zelf instellen. De aantallen zijn voorbeelden die je zelf aanpast.
Je kunt dit moment persoonlijk bewaren. Is gezamenlijk overzicht nuttig, gebruik dan een besloten groep voor de betrokken accounts. De centrale gebeurtenis hoeft zo niet voor iedereen opnieuw te worden ingevoerd. Spreek wel af wie wijzigingen verwerkt en laat ieder lid eigen meldingen controleren.
Verder met deze datum
Bij deze voorbereiding passen ook de volgende onderwerpen.
Bekijk het overzicht Contractdatums en abonnementen onthouden.