Een abonnement kan ongemerkt blijven doorlopen nadat een project of werkwijze is veranderd. Een jaarlijks controlemoment helpt om de bestaande administratie na te lopen: welke diensten worden nog gebruikt en wie is ervoor verantwoordelijk?
Eerst inventariseren, daarna handelen
Gebruik één terugkerende herinnering voor de inventarisatie. Zoek de abonnementen in jullie eigen administratie op. Maak pas daarna afzonderlijke gebeurtenissen voor contracten waarvoor een besluit of actie nodig is. Zo blijft de inventarisatie gescheiden van individuele termijnen.
- Loop de eigen abonnementenlijst na
- Controleer de interne eigenaar
- Maak concrete vervolgdatums apart
Kies jouw voorbereiding en meldingen
Kies je meldingen op basis van jouw rol bij deze datum. Een eerste seintje kan de voorbereiding starten; een later seintje helpt bij de laatste afstemming. Bijvoorbeeld 60, 30 en 7 dagen vooraf. De melding op de dag zelf zet je afzonderlijk aan of uit.
Wil je deze datum samen gebruiken? Plaats de gebeurtenis in een besloten groep, bijvoorbeeld ‘Contractafspraken’. De eigenaar nodigt de bedoelde mensen per e-mailadres uit. Nieuwe leden zijn lezer; de eigenaar kan bewerkrechten geven. Ieder lid kiest eigen meldingen.
Verder met deze datum
Bij deze voorbereiding passen ook de volgende onderwerpen.
Bekijk het overzicht Contractdatums en abonnementen onthouden.