Een startoverleg werkt beter wanneer deelnemers vooraf weten welke vragen moeten worden beantwoord. Een herinnering vóór de afgesproken bijeenkomst geeft tijd om de eigen informatie en verwachtingen te verzamelen.
Maak de voorbereiding concreet
Noteer het project en wie het overleg organiseert. Een korte verwijzing naar de agenda is voldoende; uitgebreide projectdocumentatie hoeft niet in de gebeurtenis. De melding geeft geen opdracht aan deelnemers en controleert niet of stukken zijn gelezen.
- Bevestig het startoverleg
- Verwijs naar de eigen agenda
- Kies een voorbereidingsmoment
Kies jouw voorbereiding en meldingen
Je hoeft niet te wachten tot de datum zelf. Geef jezelf voorbereiding met een of meer meldingen, bijvoorbeeld 14, 7 en 1 dagen vooraf. Kies alleen momenten waarop je iets met het seintje kunt doen en controleer apart of je ook op de dag zelf een melding wilt.
Wil je deze datum samen gebruiken? Plaats de gebeurtenis in een besloten groep, bijvoorbeeld ‘Projectafspraken’. De eigenaar nodigt de bedoelde mensen per e-mailadres uit. Nieuwe leden zijn lezer; de eigenaar kan bewerkrechten geven. Ieder lid kiest eigen meldingen.
Verder met deze datum
Bij deze voorbereiding passen ook de volgende onderwerpen.
Bekijk het overzicht Zakelijke deadlines en projectdatums onthouden.