Een jaarlijks moment om komende datums door te lopen kan helpen om verouderde afspraken en ontbrekende verantwoordelijkheden op te merken. De herinnering is een uitnodiging tot eigen controle, niet een automatisch opgestelde jaarplanning.
Loop de komende gebeurtenissen bewust na
Bekijk welke datums nog relevant zijn en wie ze onderhoudt. Controleer bij wijzigingen de oorspronkelijke bron. Voeg alleen concrete vervolgafspraken toe; een lange lijst zonder eigenaar maakt het overzicht minder bruikbaar.
- Controleer relevantie van bestaande datums
- Benoem de verantwoordelijke per onderwerp
- Werk concrete wijzigingen bij
Kies jouw voorbereiding en meldingen
Kies je meldingen op basis van jouw rol bij deze datum. Een eerste seintje kan de voorbereiding starten; een later seintje helpt bij de laatste afstemming. Bijvoorbeeld 14, 7 en 1 dagen vooraf. De melding op de dag zelf zet je afzonderlijk aan of uit.
Je kunt dit moment persoonlijk bewaren. Is gezamenlijk overzicht nuttig, gebruik dan een besloten groep voor de betrokken accounts. De centrale gebeurtenis hoeft zo niet voor iedereen opnieuw te worden ingevoerd. Spreek wel af wie wijzigingen verwerkt en laat ieder lid eigen meldingen controleren.
Verder met deze datum
Bij deze voorbereiding passen ook de volgende onderwerpen.
Bekijk het overzicht Zakelijke deadlines en projectdatums onthouden.