Bestuursleden doen hun werkzaamheden vaak naast andere verplichtingen. Een voorafmelding kan helpen om stukken tijdig te lezen en vragen voor het overleg te verzamelen. Eén gedeelde datum voorkomt verschillende eigen notities.
Maak de voorbereiding vindbaar
Gebruik de afgesproken vergaderdatum en verwijs naar de agenda in jullie documentomgeving. Bewaar vertrouwelijke stukken daar. De herinnering ondersteunt aanwezigheid en voorbereiding, zonder notulen of besluitvorming over te nemen.
- Bevestig de datum met het bestuur
- Verwijs naar de vergaderstukken
- Kies een persoonlijke voorbereidingsmelding
Kies jouw voorbereiding en meldingen
Een herinnering wordt bruikbaar als deze aansluit op jouw voorbereiding. Je kunt meerdere seintjes kiezen, bijvoorbeeld 30, 7 en 1 dagen vooraf, en daarnaast een melding op de dag zelf instellen. De aantallen zijn voorbeelden die je zelf aanpast.
Wil je deze datum samen gebruiken? Plaats de gebeurtenis in een besloten groep, bijvoorbeeld ‘Bestuur en vrijwilligers’. De eigenaar nodigt de bedoelde mensen per e-mailadres uit. Nieuwe leden zijn lezer; de eigenaar kan bewerkrechten geven. Ieder lid kiest eigen meldingen.
Verder met deze datum
Bij deze voorbereiding passen ook de volgende onderwerpen.
Bekijk het overzicht Herinneringen voor verenigingen en stichtingen.