Wanneer je een klant toezegt op een bepaald moment terug te bellen, telt die afspraak als persoonlijk aandachtspunt. Een eenmalige herinnering helpt om de toezegging terug te zien tussen andere werkzaamheden.
Bewaar het concrete moment
Noteer datum, eventueel tijdstip en het onderwerp waarover je terugkomt. Een korte verwijzing naar het dossier is voldoende. De app belt niet zelf en merkt niet of het gesprek heeft plaatsgevonden.
- Neem de afgesproken datum over
- Controleer het juiste tijdstip
- Benoem het onderwerp van terugkoppeling
Kies jouw voorbereiding en meldingen
Kies je meldingen op basis van jouw rol bij deze datum. Een eerste seintje kan de voorbereiding starten; een later seintje helpt bij de laatste afstemming. Bijvoorbeeld 7 en 1 dagen vooraf. De melding op de dag zelf zet je afzonderlijk aan of uit.
Wanneer anderen deze afspraak ook nodig hebben, kun je een gedeelde groep gebruiken. Spreek af wie de centrale datum onderhoudt. Lezers kijken mee en een eigenaar of bewerker kan de gebeurtenis aanpassen. De persoonlijke meldingskeuzes blijven per groepslid verschillend mogelijk.
Verder met deze datum
Bij deze voorbereiding passen ook de volgende onderwerpen.
Bekijk het overzicht Klantcontact en relatiemomenten onthouden.