Een intern opschoonmoment kan helpen om de eigen documentomgeving na te lopen. De datum is een afspraak om te controleren, niet een opdracht om automatisch gegevens te verwijderen.
Laat beoordeling bij de verantwoordelijke
Benoem welke omgeving wordt bekeken en wie de eigen regels kan toelichten. Laat eerst beoordelen wat behouden moet blijven. Event Alert bepaalt geen bewaartermijnen en verwijdert geen documenten uit andere systemen.
- Wijs de verantwoordelijke aan
- Gebruik de eigen bewaarinstructies
- Voer besluiten via het juiste proces uit
Kies jouw voorbereiding en meldingen
Een herinnering wordt bruikbaar als deze aansluit op jouw voorbereiding. Je kunt meerdere seintjes kiezen, bijvoorbeeld 14, 7 en 1 dagen vooraf, en daarnaast een melding op de dag zelf instellen. De aantallen zijn voorbeelden die je zelf aanpast.
Wil je deze datum samen gebruiken? Plaats de gebeurtenis in een besloten groep, bijvoorbeeld ‘Gebouw en IT’. De eigenaar nodigt de bedoelde mensen per e-mailadres uit. Nieuwe leden zijn lezer; de eigenaar kan bewerkrechten geven. Ieder lid kiest eigen meldingen.
Verder met deze datum
Bij deze voorbereiding passen ook de volgende onderwerpen.
Bekijk het overzicht Facilitaire en IT-datums onthouden.